Clear scope
Review list of workers' documents before the delivery of the site
A practical way to link the document to the profession and location, and verify validity without disclosure of unautorized employees' data.
- technical-teams
- construction-workforce
- operations-maintenance
Find the reason for collecting each document.
ابدأ بجدول يربط الوثيقة بمتطلب مهني أو تشغيلي واضح. لا تجمع نسخًا إضافية لمجرد احتمال استخدامها لاحقًا، ولا تطلب بيانات لا يحتاجها قرار الإسناد.
تختلف المتطلبات باختلاف المهنة والموقع والجهة المستفيدة، لذلك يجب الرجوع إلى التعليمات والمتطلبات الرسمية السارية عند كل حالة بدل الاعتماد على قائمة جامدة.
- Name of the document
- Operating purpose
- Career or related site
- Expiry date
- Authority of Information
Verify compliance and validity
راجع تطابق الاسم أو الرقم مع ملف العامل، ووضوح النسخة، وتاريخ الصلاحية، وما إذا كانت الوثيقة تخص المهنة المطلوبة فعلًا. سجّل نتيجة التحقق وتاريخه دون تغيير الملف الأصلي.
إذا كانت وثيقة معينة غير مكتملة، اجعل الحالة واضحة قبل الإسناد وحدد الإجراء المطلوب والمسؤول عنه. لا تستخدم وصفًا عامًا مثل «الملف ناقص» إذا كان يمكن تحديد العنصر الناقص بدقة.
Protect data during use
وثائق العمال تحتوي عادة على بيانات شخصية، لذلك يجب أن يكون الوصول وفق الدور والحاجة الفعلية. استخدم بوابة محمية بدل الروابط العامة، وسجّل عمليات الوصول أو التعديل الحساسة، وحدد مدة احتفاظ مناسبة.
لا تضع أرقام الهوية أو صور الوثائق في صفحات عامة أو بيانات منظّمة لمحركات البحث أو رسائل يمكن إعادة توجيهها بلا ضابط. وعند مشاركة مستند، استخدم وصولًا محدودًا ومدة صلاحية كلما أمكن.
- Competences by role
- Transmission of Crypto
- Non-public links
- Registration of Inspection
- Time of storage and deletion
- Hide unnecessary data
Make a warning and re-review.
سجّل تاريخ الانتهاء بصيغة موحدة وأنشئ تنبيهًا قبل المدة التي يحتاجها التجديد. يجب أن يرتبط التنبيه بعامل محدد ووثيقة وإجراء ومسؤول، لا أن يكون إشعارًا عامًا يصعب متابعته.
أعد التحقق عند تغيير المهنة أو الموقع أو نطاق العمل، فصلاحية الوثيقة زمنيًا لا تعني بالضرورة أنها تغطي المهمة الجديدة. احتفظ بتاريخ آخر مراجعة وسببها لدعم التدقيق.
- Expiry date
- Date of Warning
- Responsible for the procedure
- Renewable status
- Last Date of Verification